Aufbewahrung von Kontoauszügen: Wie lang ist
eigentlich lange genug?

Selbstverständlich sollte jeder – auch unabhängig von bestimmten Anlässen und Terminen – seine Konten immer im Blick haben und Kontoauszüge regelmäßig prüfen. Anhand dieser lassen sich Belastungen, Gutschriften und Rechnungsabschlüsse zeitnah nachvollziehen. Etwaige Fehlbuchungen – beispielsweise irrtümlich oder in betrügerischer Absicht erfolgte Lastschrifteinzüge – können so frühzeitig entdeckt und unverzüglich reklamiert werden. Banken weisen hierauf auch in ihren Geschäftsbedingungen hin und werten das Unterlassen rechtzeitiger Einwendungen grundsätzlich als Genehmigung. Viele Kontoinhaber:innen ziehen sich ihre Auszüge daher in regelmäßigen Abständen am Kontoauszugsdrucker ihrer Bank – oder bekommen diese kostenpflichtig zugesendet.

Doch wie lange muss man Kontoauszüge eigentlich aufbewahren?

In der Tat sind die Aufbewahrungsfristen nicht einheitlich geregelt: Im Gegensatz zu Geschäftskonten gibt es für Privatpersonen aber in der Regel keine gesetzliche Verpflichtung, Kontoauszüge für eine bestimmte Zeit aufzuheben. Es empfiehlt sich aber dennoch – da es auch zu einem späteren Zeitpunkt wichtig sein kann, bestimmte Kontovorgänge nochmals beweiskräftig nachvollziehen zu können!

So könnte zum Beispiel das Finanzamt nachträglich Rückfragen zu bereits eingereichten Steuererklärungen haben. Beispielsweise ist es bei Geltendmachung von Zahlungen für haushaltsnahe Dienstleistungen in jedem Fall sehr wichtig, die tatsächliche Bezahlung anhand einer erfolgten Überweisung (gegebenenfalls auch rückwirkend noch) nachweisen zu können. Auch für etwaige Reklamationen bezogener Dienstleistungen oder Waren kann der Kontoauszug hilfreich sein, um Höhe und Datum der Kaufpreisüberweisung belegbar nachvollziehen zu können. Eine gute Orientierung, wie lange man seine Kontoauszüge mindestens aufbewahren sollte, kann insofern die dreijährige Verjährungsfrist sein, die in Deutschland rechtlich für viele alltägliche Bereiche gilt.

„Ein Haufen Papierwust und viel Zeitaufwand für Ablage und Sortiererei oder Suche“, wird sich manch einer angesichts dieses Zeitraums jetzt denken. Denn je nachdem, wie intensiv das Konto genutzt wird, kann natürlich auch in diesem Zeitraum schon in Form von ausgedruckten Kontoauszügen eine Menge Papier zusammenkommen. Vor allem, wenn man das für die Ablage in herkömmlichen DIN A4-Ordnern eher unpraktische Format bedenkt, das die Auszüge aus den Kontoauszugsdruckern der Banken gewöhnlich aufweisen. Dabei gibt es so gute und platzsparende digitale Alternativen, die die nahezu unbegrenzte Aufbewahrung von Kontounterlagen über einen beliebigen Zeitraum ermöglichen!

Online-Banking und elektronische Postbox

Nie mehr Kontoauszüge, die sich in Kisten ansammeln oder in Ordnern Schränke und Regale füllen. Nie mehr aus einer Vielzahl von Kontoauszügen bestimmte Buchungsposten mühsam raussuchen und womöglich noch manuell zusammenaddieren. Nie mehr das aufkommende Gefühl von „Panik“ vor einem anstehenden Termin, wenn bestimmte Auszüge nicht mehr auffindbar sind. Nie mehr unnötig viel Zeit fürs Schreddern alter Kontoauszüge aufwenden ...

Klingt wie eine utopische Wunschvorstellung? Ist es aber nicht: Immer mehr Menschen machen diese positive Erfahrung bei der Nutzung ihres Online-Bankings und profitieren zunehmend auch vom kostenlosen Komfort einer integrierten elektronischen Postbox. Kontoauszüge und -mitteilungen stellt die Bank hier innerhalb des zugangsgeschützen Online-Bankings digital bereit, damit Kontoinhaber:innen sie von dort jederzeit abrufen und nach Wunsch auch speichern bzw. archivieren oder ausdrucken können. Wobei sich meistens zeigt, dass es für das Gros der Daten oft schon ausreicht, diese zwecks Kenntnisnahme und Prüfung kurz am Bildschirm einzusehen und dann einfach im Kontoarchiv bzw. zuhause auf der eigenen Hardware zu speichern. So kann man mit der Sparda-Bank Hessen beispielsweise in der kostenlosen elektronischen Postbox die Kontoauszüge der vergangenen vier Jahre abrufen und archivieren. Ein Ausdruck kann – sofern gewünscht – im benutzerfreundlichen DIN-A4-Format erfolgen. Zusätzlich kann man sich über den Eingang neuer Dokumente per SMS benachrichtigen lassen und ist damit jederzeit auf dem Laufenden – während sich Postversand und Selbstabholung der Auszüge zeit- und kostensparend erübrigen.

Nutzende dieser digitalen Services können insofern sehr viel platzsparender, bedarfsgerechter jederzeit auf ihre Kontoinformationen zugreifen, als dies bei der Selbstabholung statischer Papierübersichten am Kontoauszugsdrucker der Fall ist. Vor allem Umweltbewussten gefällt diese Option besonders, denn sie sparen sich nicht nur Zeit und Wege, sondern schonen obendrein die Umwelt.

Viel Komfort und Individualität

Wer es noch umfassender und individueller mag, kann sich via Online-Banking auch noch bis zu zehn Jahre zurückliegende Umsätze anzeigen lassen. Hierbei können bestimmte Zeiträume gewählt und in diesen enthaltene Gutschriften und Belastungen auch nach vorgegebenen Kriterien – zum Beispiel dem Verwendungszweck oder Empfängernamen – automatisch herausgefiltert werden. Manch einer geht noch einen Schritt weiter und speichert sich die generierten Informationen nicht nur als statische Druckübersichten (zum Beispiel als „PDF-Datei“) auf einer eigenen Festplatte – sondern zusätzlich zur eigenen Nachbearbeitung auch als editierbare Tabellenübersicht, beispielsweise im „Excel-Format“. Das hat den Vorteil, dass man nicht mehr an eine bestimmte chronologische Reihenfolge bei der Auflistung einzelner Kontoumsätze gebunden ist, sondern Überweisungen und Gutschriften dem jeweiligen Informationsbedarf entsprechend beliebig sortieren und überdies mit persönlichen mit Anmerkungen versehen kann.

Umwelt und Nerven schonen

Immer mehr Menschen entdecken die vielseitigen digitalen Möglichkeiten des Online-Bankings für ihren Bedarf. Sie genießen es, rund um die Uhr auf ihr Konto und alle diesbezüglichen Informationen zugreifen zu können. Zeiten und Wege für den Gang zur Bank sparen sie sich für die alltäglichen Bankangelegenheiten inzwischen ganz – und suchen ihre Bankfiliale allenfalls noch zur ausführlichen Beratung in Geldanlage- oder Finanzierungsfragen auf.

Diesen nachhaltigen Richtungswechsel nehmen auch die Banken wahr und tragen diesem Rechnung – zum Beispiel durch den Abbau von Kontoauszugsdruckern einhergehend mit der stetigen Weiterentwicklung eines modernen verbraucherfreundlichen und sicheren digitalen Angebotes. Sie entsprechen damit auch dem zeitgemäßen und notwendigen Nachhaltigkeitsinteresse im Sinne von Ressourcenschonung und Umweltschutz: Denn neben einer Verkehrsentlastung trägt dieser Trend auch zur allgemeinen Reduzierung des Papierverbrauchs sowie dem Einsatz von Druckerchemikalien wie Farben und Toner bei. Ein förderungswürdiger nachhaltiger Ansatz, über den sich auch nachfolgende Generationen sicherlich freuen.