Homeoffice ist nicht Holiday

Noch gibt es kein Gesetz, das abhängig Beschäftigten ein Recht auf die Tätigkeit im Homeoffice einräumt. Doch immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile für alle Seiten und gehen mitarbeiterfreundlich mit der Zeit, indem sie ihren Angestellten diese Möglichkeit eröffnen.

Chancen und Spielräume des mobilen Arbeitens

Neben der Reduzierung potenzieller Ansteckungsrisiken (was sowohl für Covid-19 als auch die „altbekannten“ Erkältungskrankheiten und grippalen Infekte gilt), berichten viele Berufstätige, dass ihnen die Tätigkeit im häuslichen Umfeld eine verbesserte Work-Life-Balance beschert, was wiederum auch „der Arbeit“ zugutekommt: Die Kinder zur Kita bringen, der Arztbesuch in Wohnortnähe oder ein Behördengang sind Beispiele für notwendige Erledigungen, die sich in diesem Rahmen leichter ohne Arbeitszeitverluste in den Alltag integrieren lassen. Manch einer ist beim Arbeiten daheim sogar auf den Geschmack gekommen, sich das Mittagessen in der Pause frisch zuzubereiten, anstatt auf Fertiggerichte oder Fastfood zurückzugreifen. Oft ist das nicht nur gesünder, sondern schont auch noch den Geldbeutel.

Vertrauen und soziale Kontakte

Ganz klar – Vertrauen ist beim Thema Homeoffice natürlich ein unabdingbares Gut. Viele Homeworker berichten aber, dass sie zuhause eher noch mehr leisten, als im Betrieb. Mitunter auch gerade weil sie dem in sie gesetzten Vertrauen ihrer Vorgesetzten gerecht werden und sichtbare Resultate ihres heimischen Tuns vorweisen möchten. Die hinzugewonnene Flexibilität sowie der Zeitgewinn durch Wegfall des Arbeitsweges machen das möglich. Darüber hinaus schätzen viele auch eine Kombination ihrer Homeoffice-Tätigkeit mit 1-2 Wochentagen im Unternehmen, um die sozialen Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen über den rein fachlichen Austausch hinaus zu pflegen – Stichwort: Flurfunk.

Die technischen Voraussetzungen

Rein technisch jedenfalls gibt es keine Gründe, warum eine Bürotätigkeit zuhause nicht genauso gut ausgeübt werden kann, wie im Unternehmen: Das Bereitstellen gesicherter Zugänge zu benötigten IT-Anwendungen sowie die Durchführung von Meetings, Schulungen und Präsentationen über Telefon- und Web-Konferenzen ist heutzutage Standard. Selbst die Zusammenarbeit auf einer gemeinsamen Plattform mit digitalen Post-Its und weiteren interaktiven Features ist dank geeigneter Projektmanagement-Tools in Echtzeit möglich.

"Homeoffice" versus "Mobiles Arbeiten“ – zwei Begriffe, die oft synonym verwendet werden. Doch wovon sprechen wir hier eigentlich?

Vor allem beim Corona-bedingten Umsiedeln ins heimische Office wird umgangssprachlich oft der Begriff Homeoffice benutzt. Tatsächlich gemeint ist dann aber zumeist mobiles Arbeiten im häuslichen Arbeitszimmer.

Homeoffice im eigentlichen Sinne steht für die auf Dauer angelegte Telearbeit *, was fachlich und rechtlich einen Unterschied macht: Denn hier gilt – im Gegensatz zum mobilen Arbeiten – die Arbeitsstättenverordnung (siehe hier auch § 2, Abs. 7 ArbStättV) *. Diese besagt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen vollausgestatteten Arbeitsplatz – vom Computer über Kommunikationseinrichtungen bis hin zu Mobiliar und sonstigen Arbeitsmitteln – im Privatbereich einrichten muss.

Ganz anders ist das beim mobilen Arbeiten, das grundsätzlich flexibel an jedem beliebigen geeigneten Ort stattfinden kann: Neben dem häuslichen Arbeitszimmer käme hierfür zum Beispiel auch ein Café oder die Bahn in Betracht. Unternehmen, die ihren Angestellten „Mobiles Arbeiten“ anbieten, können die Bedingungen dafür relativ frei über entsprechende Betriebsvereinbarungen und Verträge regeln. Und so könnte eine Vereinbarung beispielsweise auch lauten: „Der Arbeitnehmer hat die ergonomischen, sicherheitstechnischen und arbeitsschutzrechtlichen Standards zu beachten. Die Nutzung von privaten Räumlichkeiten und Einrichtungsgegenständen erfolgt auf Kosten und Risiko des Arbeitnehmers. Mögliche anfallende Druck- und Energiekosten werden nicht erstattet.“ – wodurch der Unterschied gerade in puncto Kostenübernahme besonders deutlich wird.

Arbeitsschutz, Arbeitszeit und die gesetzliche Unfallversicherung

Doch ganz gleich, ob nun vom echten Homeoffice oder von Mobilem Arbeiten im eigenen Homeoffice die Rede ist – die gesetzlichen Bestimmungen für Arbeitsschutz und Arbeitszeit gelten in jedem Fall: Pausenzeiten sind wie in der Firma einzuhalten, ebenso die tägliche Arbeitszeit von maximal zehn Stunden sowie eine mindestens elfstündige Ruhezeit bis zum nächsten Arbeitstag

Auch der gesetzliche Unfallschutz greift in beiden Fällen, sofern der Unfall in sachlichem Zusammenhang mit der Arbeitsausübung geschieht: Verlassen Sie zuhause ihren Arbeitsplatz, um sich in der Küche einen Kaffee zu holen, und rutschen dabei aus, könnte eine Kausalität abschlägig beurteilt werden. Passiert der Unfall hingegen auf dem Weg zum Drucker, um dort ein für die Arbeit benötigtes Dokument abzuholen, dürfte das als Arbeitsunfall gelten.

Wo Licht ist, ist auch Schatten: Wenn plötzlich die Stromrechnung steigt ...

Wer zuhause tätig ist, spart sich Zeit und Kosten für den Anfahrtsweg zur Firma. Doch das ist nur die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite steigt daheim der Energieverbrauch: In der Regel wird – zumindest in der kalten Jahreszeit – tagsüber mehr geheizt, man benötigt länger Licht und nutzt auch elektrische Geräte wie den Herd, die Kaffeemaschine, Radio und TV in dieser Zeit oft mehr. Hinzu kommt die für den Beruf notwendige Bürotechnik wie Rechner, Drucker und Smartphone. Manch einer übersieht das leicht und wundert sich dann, wenn plötzlich eine erhöhte Abschlagsrechnung für den Strom ins Haus flattert. Nach Angaben von Verivox * dürften die zusätzlichen Stromkosten fürs Homeoffice zwar bei unter einem Euro pro Arbeitstag liegen – doch gibt es durchaus Einsparpotenziale: So liegt ein Laptop im Stromverbrauch zum Beispiel deutlich niedriger als ein herkömmlicher PC mit separatem Monitor. Laut dem Vergleichsportal variieren die Stromkosten zwischen diesen Systemen von gerade mal 15 Cent bis hoch zu rund 50 Cent pro Arbeitstag.

Das häusliche Arbeitszimmer und die Steuer

Unter bestimmten Voraussetzungen können Arbeitnehmer die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer (beispielsweise Miete, Grundsteuer, Energie) zumindest anteilig von der Steuer absetzen. Steht in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers nachweisbar kein individueller Arbeitsplatz zur Verfügung – wie das zum Beispiel oft bei Lehrkräften oder im Außendienst der Fall ist – kommt in der Regel ein beschränkter Abzug von bis zu 1.250 Euro jährlich als Werbungskosten in Betracht.

Aufgrund der engen Auslegung war diese Abzugsfähigkeit vielen abhängig Beschäftigten bislang versagt, denn allein eine mit dem Arbeitgeber getroffene Vereinbarung – beispielsweise, dass neben dem "normalen" Arbeitsplatz im Unternehmen auch ein Tag pro Woche im Homeoffice gearbeitet werden darf – reichte in der Vergangenheit für die Anerkennung nicht aus. Mit Auftreten der Coronaproblematiken haben sich die Bestimmungen nun bis auf Weiteres etwas gelockert: Die steuerliche Geltendmachung eines Arbeitszimmers kann jetzt grundsätzlich auch offenstehen, wenn eine Nutzung des betrieblichen Arbeitsplatzes Corona-bedingt zeitweise nicht gegeben ist und deshalb aufs häusliche Arbeitszimmer ausgewichen wird. Wer diese Absetzungsmöglichkeit nutzen möchte, sollte sich allerdings im Klaren sein, dass zeitgleich die Entfernungspauschalen für die Wegstrecke zwischen Heim- und Arbeitsstätte entfallen.

Eine weitere Hürde für die steuerliche Anerkennung des häuslichen Arbeitsplatzes ist, dass es sich hierbei um einen büromäßig ausgestatteten abgeschlossenen Raum handelt, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Die vielfach zitierte „Ecke am Küchentisch“ reicht in diesem Sinne nicht aus. Ob sich im Zuge der Pandemie auch hier noch Lockerungen ergeben, bleibt abzuwarten.

Für verlässliche Informationen, ist es in jedem Fall empfehlenswert, sich zu allen steuerrechtlichen Fragen jeweils aktuell den Rat vom Fachmann bzw. der Fachfrau einzuholen.

Tipp: Auch wenn die steuerrechtlichen Voraussetzungen für eine Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers fehlen, können bestimmte Ausgaben dennoch als beruflich veranlasste Werbungskosten geltend gemacht werden. Hierzu zählen beispielsweise Büromaterial, Fachliteratur, Bürostuhl, Arbeitstisch, ein Anteil der Telefon- und Internetkosten sowie in bestimmtem Umfang auch die technische Büroausstattung (je nach Anschaffungspreis gegebenenfalls über eine mehrjährige Abschreibung), sofern der Arbeitgeber diese nicht stellt oder die Kosten dafür erstattet.

Ausblick auf mögliche Auswirkungen

Es bleibt spannend zu beobachten, was sich – ausgelöst durch die seit März dieses Jahres bestehende Krisensituation – mittel- bis langfristig in puncto „Mobiles Arbeiten“ und „Homeoffice“ bei uns in Deutschland noch so tut. Wie werden sich die Entwicklungen auch auf andere Bereiche unseres Lebens auswirken?

Naheliegend ist, dass weniger Fahrten zur Arbeit auch weniger Pendler und eine Verkehrsentlastung bedeuten. Ebenfalls könnte sich auf dem Wohnungsmarkt etwas am Preisgefälle zwischen urbanen und ländlichen Lagen verschieben: Denn wer zum Arbeiten nicht mehr in die City muss, ist weniger abhängig von einer guten Verkehrsanbindung oder dem öffentlichen Nahverkehr – und zieht dann einen idyllisch gelegenen Wohnort außerhalb der Ballungszenten möglicherweise vor. Auf dem gewerblichen Immobilienmarkt kann sich zunehmend bemerkbar machen, dass viele Arbeitgeber im Zuge der Ausweitung des dezentralen Arbeitens darüber nachdenken, ob es überhaupt noch sinnvoll ist, so große teure Büroflächen zu unterhalten. Möglicherweise liegt die Zukunft ja vermehrt in Flexible-Office-Lösungen.

Weitere Informationen:

- „Kurzexpertise Verbreitung und Auswirkungen von mobiler Arbeit und Homeoffice“ im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales *

- „Wohnen in Deutschland 2020 – Unterschiede zwischen Stadt und Land", Herausgeber: Verband der Sparda-Banken e. V. *